في اللحظة التي يرسل فيها المريض اسمه وسؤاله عن خدمة ما، تكون هذه بيانات شخصية بموجب النظام السعودي. ليس حين تتحول إلى موعد، ولا حين تصل إلى سجل طبي. بل من الرسالة الأولى.
هذا توجيه بلغة مبسّطة وليس استشارة قانونية. اعرضوا كل ما يمسّ بيانات المرضى على مستشاركم القانوني قبل الاعتماد عليه.
العيادة هي جهة التحكم، وهذه الصفة لا تنتقل
جهة التحكم في النظام هي من يقرر لماذا تُستخدم البيانات الشخصية وكيف. في استفسارات المرضى، هذا هو العيادة دائماً. وإذا تولّى الرد وكالة تسويق أو مركز اتصال أو خدمة مثل خدمتنا، فهذا الطرف جهة معالجة: يعمل وفق تعليمات العيادة ولا شيء غير ذلك.
وأهمية هذا أن المسؤولية لا تنتقل مع العمل. من يرد على واتساب نيابة عنكم لا يرفع المسؤولية عن كاهلكم، بل يأخذ الجهد ويضيف طرفاً صرتم مطالبين بأن تقدروا على تفسير وجوده.
اجمعوا ما يحتاجه الحجز، وتوقفوا
تقليل البيانات هو الجانب الذي تخطئ فيه العيادات أكثر من غيره، وغالباً بدافع الرغبة في المساعدة. محادثة الحجز تحتاج مجموعة صغيرة من الحقول:
- 1الاسم، ليُخاطَب المريض ويُعرف لاحقاً
- 2رقم التواصل، على القناة التي كتب منها
- 3الخدمة التي سأل عنها، وهي اهتمام بخدمة لا تشخيص
- 4الموعد، حين يوجد موعد
- 5سجل الموافقة، لتتمكنوا من إظهار ما وافق عليه ومتى
لا شيء في هذه القائمة سجل طبي. والمحادثة التي تبدأ بجمع الأعراض أو التاريخ المرضي أو الصور تكون قد خرجت من كونها استفساراً وصارت شيئاً تترتب عليه واجبات عناية أعلى بكثير. كل ما هو طبي ينبغي أن يصل إلى كادر العيادة نفسه، لا أن يبقى في صندوق استفسارات.
اكتبوه قبل أن يلمس أحد أي رسالة
المستندات أهم من النوايا، لأن المستندات هي ما تستطيعون إبرازه لاحقاً.
- اتفاقية معالجة تسمّي العيادة متحكماً والمورّد معالجاً، موقعة قبل أن تتحرك أي بيانات
- نطاق مكتوب لما يجوز للمعالج الاطلاع عليه وما لا يجوز له الاقتراب منه أبداً
- إجراء للتبليغ عن الاختراق بمهلة محددة لإبلاغ العيادة والجهة التنظيمية
- موقف واضح من مدة الاحتفاظ والحذف: كم تبقى بيانات الاستفسارات، وماذا يحدث في النهاية
- مسار للتصدير، حتى تستطيع العيادة سحب بياناتها في أي وقت
وإن عجز مورّد عن تقديم هذه قبل البدء، فالقراءة المنصفة أن أحداً لم يطلبها منه من قبل.
أين تعيش البيانات، وهل تغادر
موطن البيانات والنقل عبر الحدود هما أكثر سؤالين تأتي إجابتهما مبهمة. اسألوا مباشرة أين تُخزَّن بيانات الاستفسارات، واسألوا هل يجلس أي جزء من السلسلة، بما في ذلك أي نموذج أو مورّد فرعي، خارج المملكة.
والمورّد الذي يجيب باسم علامة تجارية بدل موقع جغرافي لم يجب. الموقع معلومة عن خادم، وكل من يُشغّل النظام يعرفها.
الموافقة سجل، لا مربع اختيار
المريض الذي راسلكم ليسأل عن سعر لم يوافق على أن تصله حملات تسويقية لعامين. وإن استُخدمت بيانات الاستفسار لاحقاً في حملات، فهذا غرض منفصل يحتاج أساسه الخاص.
احتفظوا بسجل ما وُوفق عليه ومتى. قيمة سجل الموافقة كلها في القدرة على إبرازه، وهذا يعني أن يوجد كبيانات لا كسياسة كتبها أحدهم مرة.
ما تسألون عنه قبل التوقيع
باختصار: من جهة التحكم، وما الذي تطّلعون عليه بالضبط، وأين تعيش البيانات، وماذا يحدث عند الاختراق، وكيف أستعيدها كاملة. إن كانت لهذه الخمسة إجابات واضحة ومكتوبة، فمعظم ما بقي يأتي تبعاً.
المورّد الذي يجيب عن سؤال موطن البيانات باسم علامة تجارية لم يجب عنه.